Beleid ter bescherming van persoonsgegevens

Als verwerkingsverantwoordelijke draagt Stago verantwoordelijkheid voor de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt of die wij verzamelen.

Om uw privacy en persoonsgegevens zo doeltreffend mogelijk te beschermen, hebben wij een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Het is de verantwoordelijkheid van deze persoon, die het aanspreekpunt is voor de toezichthoudende instantie, om ervoor zorg te dragen dat wij uw persoonsgegevens verwerken conform de geldende wetgeving.

U kunt contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming door hier te klikken.

We streven ernaar om de best mogelijke bescherming te bieden aan iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken (de "betrokkenen"): onze eigen medewerkers, onze leveranciers, onze (potentiële) klanten en eventuele derden.
Wij verplichten ons tot het naleven van de geldende regelgeving bij iedere verwerking van persoonsgegevens die we uitvoeren. We nemen daartoe de volgende beginselen in acht:

• We verwerken uw gegevens op rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze;
• We verzamelen uw persoonsgegevens voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en legitieme doeleinden en verwerken deze niet op een met die doeleinden onverenigbare wijze (doelbinding);
• Wij zorgen dat de verwerkte persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn in verhouding tot de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt (minimale gegevensverwerking);
• Wij doen ons uiterste best om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens nauwkeurig zijn en zo nodig worden bijgewerkt. Wij nemen alle redelijke maatregelen om persoonsgegevens die, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, onjuist zijn, onverwijld te wissen of te rectificeren (juistheid);
• Wij bewaren uw persoonsgegevens in een vorm die het mogelijk maakt u niet langer te identificeren dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt (opslagbeperking);
• We verwerken uw persoonsgegevens op een dusdanige manier, door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen, dat een passende beveiliging ervan tegen onrechtmatige toegang, ongeoorloofde aanpassing of vernietiging gewaarborgd is (integriteit en vertrouwelijkheid);
• Wij zorgen ervoor dat wij de naleving kunnen aantonen (verantwoordingsplicht).

Deze beloftes komen als volgt tot uiting:

• Wij respecteren uw privacy en uw rechten;
• Wij zorgen ervoor dat de bescherming en veiligheid van uw persoonsgegevens bij ons centraal staat;
• Wij houden bij iedere verwerkingsactiviteit de beginselen van gegevensbescherming in het oog, om zo te voldoen aan het beginsel van gegevensbescherming door ontwerp;
• We gebruiken uw persoonsgegevens niet voor doeleinden waarvan u niet op de hoogte bent gebracht;
• We zijn niet van mening dat uw persoonsgegevens voor onbepaalde tijd opgeslagen moeten worden;
• We delen uw gegevens enkel binnen Stago en met onze verwerkers. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden;
• Wij maken ons hard voor de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens. Om deze te waarborgen, werken we uitsluitend met vertrouwde partners (onze verwerkers) die afdoende garanties kunnen bieden omtrent de bescherming van persoonsgegevens;
• Wij respecteren uw rechten en doen ons best om uw verzoek, mits gerechtvaardigd, in te willigen.

 We herinneren u eraan dat onder persoonsgegevens wordt verstaan:  informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals een e-mailadres, uw voor- en achternaam, uw IP-adres, etc.

Wij verzamelen uw persoonsgegevens in het kader van onze verkoop, klantenservice, distributie, promotie... In sommige gevallen verzamelen we persoonsgegevens direct bij u. In andere gevallen worden uw persoonsgegevens aan ons doorgegeven door derden (onze klanten, leveranciers, etc.).

De persoonsgegevens die wij verwerken hebben meestal betrekking op, bijvoorbeeld:

• Identificatiegegevens, zoals uw voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en beroep;
• Sollicitatiegegevens, zoals uw cv, diploma's en werkervaring, als u bij Stago wilt solliciteren;
• Gegevens die betrekking hebben op een bestelling of dienst die u hebt geleverd, als u een leverancier bent of diensten verleent aan Stago.

Stago verwerkt persoonsgegevens voor een uitdrukkelijk omschreven, legitiem en vastgesteld doeleinde.

Uw persoonsgegevens kunnen bijvoorbeeld worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Als een (potentiële) klant bent, verwerken we uw persoonsgegevens bijvoorbeeld voor de volgende doeleinden:
  • het onderhouden van onze relatie met u;
  • het verzorgen van de organisatie, inschrijving en uitnodiging voor evenementen, trainingen en webinars;
  • het beheren en opvolgen van klanten-, leveranciers- en derdenbestanden;
  • het voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering en het bestrijden van corruptie;
  • facturering;
  • verantwoording.Solliciteert u voor een functie bij Stago, dan kan het zijn dat wij uw gegevens verwerken om uw sollicitatie te beheren.
• Hebt u zich ingeschreven voor onze nieuwsbrief, dan verwerken we uw persoonsgegevens om deze brief per e-mail te verzenden.
• Ten slotte, behoort u tot onze leveranciers of dienstverleners, dan verwerken wij uw gegevens mogelijk ten behoeve van het beheer van onze relatie met u.

Bij iedere verwerking van persoonsgegevens die we uitvoeren, brengen we u op de hoogte van het desbetreffende verwerkingsdoeleinde.

Wij zorgen er te allen tijde voor dat de verwerking van uw persoonsgegevens geschiedt op een "rechtsgrond".

De verwerking van uw persoonsgegevens is altijd gebaseerd op een van de volgende:

• Indien u persoonlijk een overeenkomst bent aangegaan met Stago, en de verwerking van uw persoonsgegevens vereist is voor de nakoming van die overeenkomst, vormt de nakoming van de overeenkomst de rechtsgrond. Dit is bijvoorbeeld het geval als u een werknemer bent van Stago.
• Is de verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van op uw verzoek genomen precontractuele maatregelen, dan komt de rechtsgrond voort uit deze precontractuele maatregelen. Dit is bijvoorbeeld het geval als u solliciteert op een functie bij ons, waarbij we uw curriculum vitae moeten bekijken om een beslissing te nemen omtrent uw sollicitatie.
• Is de verwerking noodzakelijk voor de gerechtvaardigde belangen die wij nastreven, dan wordt de rechtsgrond gevormd door deze gerechtvaardigde belangen. Hiertoe behoort bijvoorbeeld het verwerken van uw persoonsgegevens voor wervingsdoeleinden in het kader van het beheer van het contract van het bedrijf waarvoor u werkt.
• We kunnen uw persoonsgegevens tevens verwerken op basis van een andere rechtsgrond zoals genoemd in lokale en/of Europese wetgeving of in regelgeving die van toepassing is op Stago als werkgever of als een in de Europese Unie gevestigde besloten vennootschap. Bijvoorbeeld: het naleven van een wettelijke verplichting van Stago, of uw toestemming voor de verwerking.

Stago bewaart uw persoonsgegevens slechts zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt, en conform de geldende wetgeving. De bewaarperiode van uw persoonsgegevens hangt zodoende af van het doeleinde waarvoor ze zijn verwerkt, en komt overeen met:

• Beheer van klantrelatie: 5 jaar na het einde van de klantrelatie;
• Organisatie, inschrijving en uitnodiging voor Stago-evenementen: 3 jaar na het einde van de relatie met de betrokkene indien dit een klant betreft en 3 jaar na het laatste contact indien het een potentiële klant betreft;
• Het voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering en het bestrijden van corruptie: tot het moment waarop is voldaan aan op ons rustende verplichting krachtens wet- of regelgeving;
• Facturering: 10 jaar na het einde van het desbetreffende boekjaar;
• Boekhouding: 10 jaar na het einde van het desbetreffende boekjaar;
• Sollicitantenbeheer: 2 jaar na het laatste contact met de sollicitant;
• Verzending van onze nieuwsbrief: de duur van de inschrijving voor de nieuwsbrief;
• Beheer van relatie met dienstverleners en leveranciers: 5 jaar na het einde van de relatie;
• Reactie op verzoeken via het contactformulier op onze websites: de tijd die nodig is om op het desbetreffende verzoek te reageren.

Bevoegde personen binnen Stago en, in bepaalde gevallen, verwerkers (onze "vertrouwde leveranciers"), hebben toegang tot uw persoonsgegevens. Wij doen ons uiterste best om dit aantal personen zo veel mogelijk te beperken en om de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Aan onze vertrouwde verwerkers verschaffen wij enkel de voor hun dienstverlening vereiste informatie en we vragen hen om uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden te gebruiken. Wij zetten ons te allen tijde in om ervoor te zorgen dat alle vertrouwde verwerkers waarmee wij werken de integriteit, beschikbaarheid, vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonsgegevens waarborgen. We zorgen er tevens voor dat zodra onze relatie met een vertrouwde verwerker ten einde komt, die verwerker uw persoonsgegevens onmiddellijk verwijdert.

Wij zijn zeer zorgvuldig bij het selecteren van onze vertrouwde verwerkers en eisen voldoende garanties van hen, met name op het gebied van deskundigheid, betrouwbaarheid en middelen, om passende technische of organisatorische maatregelen te kunnen nemen teneinde te voldoen aan de geldende wettelijke vereisten, met name de veiligheid van de verwerking. Dienaangaande zorgen wij ervoor dat onze vertrouwde verwerkers enkel persoonsgegevens verwerken op basis van onze schriftelijke instructies. Wij zorgen dat hun medewerkers zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen of zijn gebonden door een passende wettelijke geheimhoudingsplicht.

We kunnen onze vertrouwde verwerkers vragen om een dienst te verlenen waarvoor de verwerking van uw persoonsgegevens is vereist, bijvoorbeeld in de volgende gevallen:

• het hosten van onze website;
• opslag van uw persoonsgegevens;
• onderhoud van onze hardware / software.
• Indien van toepassing zorgen wij ervoor dat het gebruikmaken van deze vertrouwde leveranciers geen schending inhoudt van onze geheimhoudingsplicht.

Uw gegevens worden door Stago en onze verwerkers opgeslagen binnen de Europese Unie (EU) en de Europese Economische Ruimte (EER).

Bij elk zich voordoend geval brengen wij u op de hoogte van ons voornemen om persoonsgegevens door te geven naar een derde land, of er al dan niet een adequaatheidsbesluit van de Commissie bestaat en, indien van toepassing, welke de passende of geschikte waarborgen zijn, hoe er een kopie van kan worden verkregen of waar ze kunnen worden geraadpleegd.

Afhankelijk van de verwerkingsactiviteiten die op uw gegevens van toepassing zijn, hebt u mogelijk de volgende rechten:

• Het recht om van ons uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van persoonsgegevens die op u betrekking hebben (recht van inzage). Wanneer dat het geval is, kunt u inzage krijgen in die persoonsgegevens en informatie verkrijgen omtrent het verwerkingsdoeleinde, de categorieën persoonsgegevens die het betreft, etc.;
• Het recht om van ons onverwijld rectificatie te verkrijgen van onjuiste persoonsgegevens die op u betrekking hebben (recht op rectificatie);
• Het recht om wissing van uw persoonsgegevens te verkrijgen, mits een van de redenen die dit rechtvaardigen hierop van toepassing is (recht op gegevenswissing);
• Het recht om beperking van de verwerking te verkrijgen, indien een van de redenen die uitoefening van dit recht rechtvaardigen van toepassing is (recht op beperking van de verwerking);
• Het recht op overdraagbaarheid van gegevens, indien de verwerking berust op toestemming of een overeenkomst en de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht;
• Het recht om, vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen, bezwaar te maken tegen bepaalde verwerking van persoonsgegevens (recht van bezwaar);
• Het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit, behalve in gevallen waar dit is toegestaan.

U kunt contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming door hier te klikken.

Wij kunnen uw verzoek enkel genoegzaam verwerken indien u uw identiteit op enigerlei wijze kunt bewijzen. In geval van twijfel onzerzijds kunnen wij om aanvullende informatie vragen, waaronder de beveiligde verzending van een kopie van een identiteitsbewijs, voorzien van uw handtekening.

Wij zullen onze uiterste best doen om uw verzoek naar tevredenheid in te willigen. Ongeacht ons antwoord krijgt u binnen een maand reactie, hoewel onze reactietermijn met twee maanden verlengd kan worden naargelang de complexiteit en het aantal ontvangen verzoeken.

In geen geval kunnen de kosten van een reactie op de gegronde en niet-buitensporige uitoefening van een recht bij u in rekening worden gebracht. In geval van ongegronde or herhaalde verzoeken kunnen wij echter een redelijke vergoeding in rekening brengen waarbij de administratieve kosten die gepaard gaan met het verstrekken van de gevraagde informatie of communicatie, of het treffen van de gevraagde maatregelen, in aanmerking worden genomen.

Voor het geval dat onze reactie om enigerlei reden niet naar uw tevredenheid is, willen wij u wijzen op de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende instantie. 

Bij elke verwerking van uw persoonsgegevens die Stago uitvoert, wordt u gewezen op:

• De identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming;
• De bron waar de gegevens vandaan komen, indien deze niet van u afkomstig zijn;
• De verwerkingsdoeleinden, evenals de rechtsgrond voor de verwerking;
• Indien de verwerking gebaseerd is op gerechtvaardigde belangen, de rechtvaardiging van deze belangen;
• De ontvangers of categorieën van ontvangers van de gegevens;
• Indien van toepassing, het voornemen om de persoonsgegevens door te geven aan een land buiten de EU en de voorwaarden waaronder deze doorgifte is toegestaan;
• De bewaarperiode van de gegevens of de gehanteerde criteria voor bepaling van deze periode;
• Uw rechten met betrekking tot deze verwerking;
• Informatie over of de verstrekking van gegevens een wettelijke of contractuele verplichting is dan wel een noodzakelijke voorwaarde om een overeenkomst te sluiten, en of u verplicht bent de gegevens te verstrekken en wat de mogelijke gevolgen zijn wanneer deze gegevens niet worden verstrekt;
• Indien van toepassing, het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen;
• Indien Stago voornemens is om de persoonsgegevens verder te verwerken voor een ander doel, informatie over dat andere doel.

Deze informatie wordt zo spoedig mogelijk aan u verstrekt wordt en, indien we gegevens direct van u verzamelen, op het moment van verzamelen.

Het is mogelijk dat bepaalde verplichtingen onzerzijds uw recht op informatie beperken: indien de persoonsgegevens die op u betrekking hebben vertrouwelijk moeten blijven uit hoofde van ons beroepsgeheim, en wij deze hebben verkregen middels indirecte verzameling, kan het voorkomen dat we uw informatie niet verwerken.

Stago hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en neemt hiertoe alle redelijke voorzorgsmaatregelen. Wij vragen hetzelfde van onze partners die namens ons uw gegevens verwerken.

Wij zetten ons continu in voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Zodra wij uw gegevens ontvangen, stellen wij strenge procedures en (technische en organisatorische) veiligheidsmaatregelen in werking om onrechtmatige toegang te voorkomen.

Dit beleid is voor het laatst bijgewerkt op 10 september 2020.